جلسات سالانه‌ی عمومی (AGM) یکی از مهم‌ترین نقاط عطف در حاکمیت هر شرکت کاندومینیوم هستند. این جلسات فرصتی ساختاریافته برای مالکان واحدها فراهم می‌کنند تا وضعیت مالی شرکت را بررسی کنند، مدیران جدید انتخاب کنند، و هیئت‌مدیره و مدیریت را بابت عملکردشان در سال گذشته پاسخگو نگه دارند.
در انتاریو، الزامات مربوط به AGM به‌طور شفاف در Condominium Act, 1998 مشخص شده است. این قانون ایجاب می‌کند که هر شرکت کاندومینیوم، AGM خود را حداکثر شش ماه پس از پایان سال مالی برگزار کند. این موضوع تضمین می‌کند که مالکان به‌موقع به صورت‌های مالی، نتایج حسابرسی و امکان اتخاذ تصمیمات آگاهانه درباره آینده جامعه خود دسترسی داشته باشند.
برای York Region Standard Condominium Corporation No. 1253 (YRSCC 1253) که نزد ساکنان با نام The Fountains شناخته می‌شود، سال مالی شرکت در تاریخ 31 مارس به پایان می‌رسد. این بدان معناست که AGM سال 2025 طبق قانون باید حداکثر تا تاریخ 30 سپتامبر 2025 برگزار شود.
به تاریخ ۲۲ سپتامبر، هیچ اطلاع‌رسانی رسمی در مورد تاریخ AGM به مالکان ارسال نشده است. این سکوت باعث ایجاد نگرانی‌های قابل درک در میان مالکان واحدها و ساکنان شده است.
گذار از Court-Appointed Administrator به Elected Board
حاکمیت YRSCC 1253 در دوره‌ای از گذار قرار دارد. مدتی است که این کاندومینیوم تحت نظارت یک Court-Appointed Administrator (CAA) بوده است؛ اقدامی که معمولاً زمانی انجام می‌شود که چالش‌های حاکمیتی مانع از عملکرد عادی هیئت‌مدیره کاندومینیوم شوند.
در تاریخ ۴ ژوئیه ۲۰۲۵، اختیارات رسماً از CAA به «هیئت‌مدیره سایه» که پیش‌تر انتخاب شده بود منتقل شد. در آن زمان، هیئت‌مدیره دیگر «هیئت‌مدیره سایه» محسوب نمی‌شد و اختیار قانونی کامل برای اقدام به نمایندگی از سوی شرکت را به دست آورد.
قابل درک است که انتقال‌هایی از این دست زمان‌بر هستند. مدیران جدید باید با نقش‌های خود آشنا شوند، مسائل فوری عملیاتی را رسیدگی کنند و شیوه‌های حاکمیتی را دوباره برقرار سازند. با این حال، رعایت Condominium Act غیرقابل مذاکره است. الزام برگزاری AGM برای تضمین تداوم و پاسخگویی در نظر گرفته شده است، به‌ویژه در زمان‌های تغییر.
حسابرسی مالی و نقش آن در AGM
یکی از دلایلی که برای تأخیر در برگزاری AGM ذکر شده است، تکمیل نشدن حسابرسی مالی اجباری است. طبق Condominium Act، صورت‌های مالی حسابرسی‌شده باید در AGM به مالکان واحدها ارائه شود.
مکاتبات با مشاور حقوقی تأیید کرده است که حسابرسی همچنان در حال انجام است و انتظار می‌رود به‌زودی نهایی شود. در حالی که این موضوع تا حدی توضیح ارائه می‌دهد، اما پرسش‌های مهمی را نیز مطرح می‌کند:
- آیا آماده‌سازی برای حسابرسی نمی‌توانست زودتر آغاز شود، به‌ویژه زمانی که روشن شد انتقال اختیار از CAA قریب‌الوقوع است؟
- آیا برنامه‌ی جایگزینی برای رعایت مهلت قانونی برگزاری AGM در نظر گرفته شده بود؟
- چرا مالکان به‌موقع از سوی هیئت‌مدیره یا مدیریت درباره تأخیر مورد انتظار به‌روزرسانی دریافت نکرده‌اند؟
این نگرانی‌ها بازتاب‌دهنده‌ی تمایل ساکنان به شفافیت بیشتر در اداره‌ی کاندومینیوم است.
شفافیت و پاسخگویی
مالکان Condominium مستقیماً شرکت‌های مدیریت ملک یا حسابرسی‌های مالی را اداره نمی‌کنند. در عوض، مالکان هیئت‌مدیره‌ای را انتخاب می‌کنند که وظیفه‌اش عمل کردن به نمایندگی از شرکت (corporation) است. بر اساس Condominium Act، مدیران موظف‌اند با صداقت، حسن نیت و در راستای منافع شرکت عمل کنند.
کمبود ارتباط تا به امروز این تصور را ایجاد می‌کند که میان هیئت‌مدیره، مدیریت و جامعه مالکان فاصله وجود دارد. حتی اگر دلایل تأخیر معتبر باشند، نبود گفت‌وگوی باز اعتماد را تضعیف می‌کند.
مالکان چه می‌پرسند
مالکان و ساکنان The Fountains به دنبال دخالت در اختیارات هیئت‌مدیره نیستند. در عوض، آن‌ها خواستار اقدام‌های سازنده‌ای هستند که با روح و متن Condominium Act همسو باشد:
- برگزاری AGM را بدون هیچ‌گونه تأخیر دیگری اعلام کنید – یا بلافاصله پس از تکمیل حسابرسی، به‌صورت شفاف به‌روزرسانی در مورد جدول زمانی مورد انتظار ارائه دهید.
- افزایش ارتباطات – با ارسال به‌روزرسانی‌های منظم به مالکان درباره وضعیت حسابرسی، زمان‌بندی پیش‌بینی‌شده‌ی AGM و سایر مسائل مربوط به حاکمیت.
- بررسی گزینه‌های مدیریت املاک – در حالی که مالکان نمی‌توانند مستقیماً شرکت‌های مدیریت را استخدام یا اخراج کنند، این اختیار در دست هیئت‌مدیره است. بسیاری از مالکان از هیئت‌مدیره می‌خواهند که بررسی جایگزین‌هایی برای ICON Property Management را آغاز کند تا اطمینان حاصل شود که شرکت (YRSCC 1253) سطح خدمات مورد نیاز خود را دریافت می‌کند.
- متعهد به پاسخگویی باشید – با اطمینان از اینکه AGM، پس از برگزاری، یک محفل واقعی برای پرسش و گفتگو است.
پیش‌روی به جلو
مجمع عمومی سالانه (AGM) پیشِ‌رو برای YRSCC 1253 یک لحظه‌ی سرنوشت‌ساز خواهد بود. این مجمع نه‌تنها یک الزام قانونی تحت قوانین انتاریو است، بلکه فرصتی حیاتی برای مالکان محسوب می‌شود تا پس از یک دوره‌ی نظارت منصوب‌شده توسط دادگاه، دوباره با حاکمیت جامعه‌ی خود ارتباط برقرار کنند.
در حالی که تأخیرها ناامیدکننده هستند، اما لزوماً آینده را تعیین نمی‌کنند. آنچه اکنون بیشترین اهمیت را دارد، نحوه‌ی واکنش هیئت‌مدیره است. ارتباط شفاف، اقدام به‌موقع و تمایل به تعامل صادقانه با مالکان نقش بزرگی در بازسازی اعتماد خواهد داشت.
مجمع‌های عمومی سالانه (AGMs) فقط تشریفات اداری نیستند؛ آن‌ها سنگ‌بنای حاکمیت دموکراتیک در کاندومینیوم‌ها هستند. مالکان شایسته‌ی آن هستند که بدانند چه زمانی می‌توانند حقوق خود را اعمال کنند، صورت‌های مالی را بررسی کنند و مدیرانی را انتخاب کنند که شرکت را به سمت آینده هدایت خواهند کرد.
با نزدیک شدن به ۳۰ سپتامبر، پیام روشن است: بیایید به استانداردهای تعیین‌شده در Condominium Act پایبند باشیم، حقوق مالکان را محترم بشماریم، و اطمینان حاصل کنیم که The Fountains نه تنها مکانی مطلوب برای زندگی باقی بماند، بلکه جامعه‌ای باشد که با شفافیت و صداقت اداره می‌شود.
