تقریباً دو ماه از آخرین پست من میگذرد. شروع سال پرمشغله بوده — واقعاً پرمشغله. برقرار کردن تعادل بین زندگی خانوادگی، یک شغل تماموقت و ورود به این نقش جدید بهعنوان مدیر، شبیه این بوده که همزمان سه بشقاب پر را در هوا نگه دارم.
کار هیئتمدیره طبق برنامهی مشخصی پیش نمیرود. ایمیلها هر روز میرسند. مسائل بهطور غیرمنتظره مطرح میشوند. تصمیمها نمیتوانند منتظر بمانند. با اینکه این یک موقعیت داوطلبانه است، اما نیاز به توجه مستمر، پاسخگویی بهموقع و قضاوت سنجیده دارد.
با این حال، خواستم لحظهای وقت بگذارم و با شما در میان بگذارم که این چند ماه اول واقعاً چگونه بوده است.
در تاریخ ۱۶ دسامبر، بلافاصله پس از پایان مجمع عمومی سالیانه (AGM)، هیئتمدیره جدید وقت را تلف نکرد. همان شب اولین جلسه هیئتمدیره را برگزار کردیم. نه آرامآرام شروع کردیم، نه گفتیم «بگذارید از سال جدید شروع کنیم.» ما برای انجام یک مسئولیت انتخاب شده بودیم، پس فوراً دست به کار شدیم.
این موضوع مسیر و حالوهوای تمام اتفاقات بعدی را تعیین کرد.
واقعیتِ صندوق ورودی
بهعنوان یک عضو جدید هیئتمدیره، یکی از اولین کارهایی که باید انجام میدادم این بود که اطلاعات تماس اصلی خود را با مدیریت و سایر اعضای هیئتمدیره به اشتراک بگذارم.
روز بعدش، ایمیلها شروع شدند.
و آنها متوقف نشدند.
گزارشهای مدیریت، مسائل جاری در سراسر ساختمانها، پیشنهادها برای بررسی، قراردادهایی که در آستانه تمدید هستند، تصمیمهایی که نمیتوانستند منتظر بمانند، تأییدیههای موردنیاز و موارد اضطراری که نیاز به رسیدگی فوری داشتند.
واقعاً تا زمانی که پشت میز هیئتمدیره ننشسته باشید، درک نمیکنید که پشت صحنه یک شرکت کاندومینیوم چه حجم از کار و مسئولیت در جریان است. همیشه یک موضوعی در حال پیگیری است. مشکلات لولهکشی. سیستمهای مکانیکی. شکایات ساکنان. بررسیهای مالی. هماهنگی با پیمانکاران. مسائل مربوط به انطباق با مقررات. این روند دائمی و بیوقفه است.
این یک شغل تماموقت نیست — اما یک نقش داوطلبانهی ساده و سرسری هم نیست؛ مسائل اضطراری به برنامه کاری شما اهمیتی نمیدهند، ایمیلها باید با دقت خوانده شوند، تصمیمها باید با فکر و بررسی گرفته شوند، جلسات هیئتمدیره زمان میبرند، مالکین با نگرانیها یا درخواستهای تغییر تماس میگیرند، و هر موضوعی شایستهی یک پاسخ منصفانه و سنجیده است.
ایجاد بستر برای ثبات مالی
از همان ابتدا، یکی از اهداف اصلی ما کاملاً روشن بود: کنترل قاطع هزینهها و بازگرداندن انضباط به اعداد و ارقام.
ما کار را با بررسی قراردادهای قدیمی و استعلام قیمت از گزینههای دیگر آغاز کردیم. در چند مورد توانستیم پیمانکاران را با گزینههای مقرونبهصرفهتری جایگزین کنیم که همچنان استانداردهای مورد نیاز ساختمانهای ما را رعایت میکنند. این یعنی مدیریت مسئولانه — آنچه را تحویل گرفتهاید بررسی کنید، گزینهها را مقایسه کنید، بهدرستی مذاکره کنید و هر جا امکان بهبود هست، آن را انجام دهید.
در عین حال، با استقرار تیم مدیریتی جدید، ما بهسرعت اقدام به برنامهریزی چندین پروژه مهم نگهداری پیشگیرانه کردیم که لازم بود در اولویت قرار گیرند، از جمله:
- شستشوی تحت فشار لوله فاضلاب رایزر آشپزخانه
- خدمات پیشگیرانه کنترل آفات
- شستشوی تحت فشار پارکینگ
- نگهداری پیشگیرانه فنکویلها
- سایر خدمات ضروری سرویس سیستمهای ساختمان
اینها ارتقاهای ظاهری نیستند؛ اینها اساسی و زیربنایی هستند. نگهداری پیشگیرانه از سلامت و استحکام فیزیکی ساختمان محافظت میکند و احتمال تعمیرات اضطراری بسیار پرهزینهتر در آینده را کاهش میدهد.
همچنین مهم است که این را بهطور شفاف بیان کنیم: Fairway Property Management با اهداف ما همسو است و افراد مناسبی برای این مسئولیت هستند. آنها درک میکنند که کنترل هزینهها، نگهداری پیشگیرانه و انضباط عملیاتی انتخابی نیستند — بلکه ضروری هستند. داشتن یک تیم مدیریتی که با هیئتمدیره همکاری کند، پاسخگو باشد و کارها را بهدرستی اجرا کند، واقعاً تفاوت ایجاد میکند.
هیچکدام از اینها پر زرقوبرق نیست. برای یک پارکینگ تمیز یا یک رایزر فاضلاب شستوشو شده مراسم بریدن روبان برگزار نمیشود. اما همین کارهاست که هزینههای نگهداری را تثبیت میکند. همین کارهاست که صندوق ذخیره را تقویت میکند. و همین کارهاست که در بلندمدت از ارزش ملک محافظت میکند.
اگر منضبط بمانیم، ثبات داشته باشیم و بر اصول اساسی تمرکز کنیم، نتایج خودشان بهدنبال آن خواهند آمد.
چیزی که انتظارش را نداشتم
وقتی برای عضویت در هیئتمدیره نامزد شدم، نیتم کاملاً روشن و ساده بود:
- بهبود نگهداری فضاهای مشترک ما
- ثابت نگه داشتن هزینههای شارژ (هزینههای نگهداری)
- کاهش هزینههای غیرضروری
- تقویت و تکمیل صندوق ذخیره
- حفاظت و افزایش ارزش ملکها
چیزی که انتظارش را نداشتم، روبهرو شدن با خرابکاری، حوادث در پارکینگ مربوط به رانندگی تهاجمی، و رفتارهای تقابلی از سوی برخی از ساکنان بود. حداقل بگویم، این بخش واقعاً ناامیدکننده بوده است.
ما همچنین با مشکلاتی مواجه بودهایم که برخی از ساکنان با قرار دادن درختهای کریسمس، جعبههای بزرگ مقوایی و سایر اقلام حجیم در داخل شوت زباله، باعث گیر کردن آن میشوند. وقتی این اتفاق میافتد، انسداد ایجاد میشود، نیاز به تماسهای خدمات اضطراری به وجود میآید و این موضوع مستقیماً به هزینههای مشترک ما اضافه میکند. اینها هزینههایی قابل اجتناب هستند. هر دلاری که صرف باز کردن شوت یا تعمیر خسارت میشود، دلاری است که میتوانست برای بهبود ساختمان یا تقویت صندوق ذخیره هزینه شود. این روند پیشرفت را کند میکند و دستیابی به اهدافمان را دشوارتر میسازد.
یک جامعهٔ کاندو فقط زمانی درست کار میکند که یک حداقل پایه از احترام وجود داشته باشد — هم نسبت به ملک و هم نسبت به یکدیگر. مقررات مهم هستند. اجرای مقررات هم مهم است. اما در نهایت، فرهنگ هم اهمیت دارد. این چیزی است که همچنان روی آن کار خواهیم کرد.
یاد میگیریم و پیش میرویم
من هر هفته در حال یادگیری هستم.
تاریخچهی زیادی در این ساختمان وجود دارد. تصمیمهایی در گذشته گرفته شده که وضعیت امروز ما را شکل دادهاند — بعضی خوب بودهاند و بعضی نهچندان خوب. نمیتوان گذشته را تغییر داد، اما میتوان از آن درس گرفت. دقیقاً همین کاری است که ما انجام میدهیم.
ما اینجا برای بلندمدت هستیم. این موضوع درباره موفقیتهای سریع یا نمایشهای کوتاهمدت نیست. موضوع، ساختن یک پایه محکم، انجام درست کارها، و گرفتن تصمیمهایی است که پنج و ده سال آینده هم همچنان منطقی و قابل دفاع باشند.
ما تمام تلاش خود را خواهیم کرد تا به قولی که به شما — مالکان — دادهایم عمل کنیم؛ اینکه اوضاع را سر و سامان دهیم، وضعیت مالیمان را تقویت کنیم، استانداردهای نگهداری را ارتقا دهیم و «The Fountains» را به بهترین مکان برای زندگی تبدیل کنیم، در حالی که ارزش املاکمان را نیز افزایش میدهیم.
این فقط آغاز راه است.
